Fungsi-Fungsi Pengelolaan

Adapun mengenai fungsi pengelolaan dari berbagai pendapat para ahli dari pendapat yang berbeda. Dari beberapa pendapat tersebut dapat diambil benang merahnya sebagai berikut:
Perencanaan ( Planning)
Perencanaan berasal dari kata rencana yaitu pengambilan keputusan tentang apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian, proses suatu perencanaan harus dimulai dari penetapan tujuan yang akan dicapai melalui analisis kebutuhan serta dokumen yang lengkap, kemudian menetapkan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Ketika kita merencanakan, maka pola pikir kita diarahkan bagaimana agar tujuan itu dapat dicapai secara efektif dan efesien.
Adapun pengertian perencanaan menurut pendapat ahli sebagai berikut:

1. Menurut Terry planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activitions believed necessary to archieve desired result. (perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta, membuat, dan menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan harapan masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan).
2. Menurut Anderson dan Bowman, perencanaan adalah proses mempersiapkan seperangkat keputusan bagi perbuatan di masa datang. Definisi ini mengisyaratkan bahwa pembuatan keputusan merupakan bagian dari perencanaan, namun proses perencanaan dapat juga terpikir setelah tujuan dan keputusan diambil.
3. Menurut T. Hani Handoko, perencanaan ialah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Arti penting perencanaan terutama untuk memberikan kejelasan arah bagi setiap kegiatan sehingga kegiatan dapat diusahakan dan dilaksanakan seefesien dan seefektif mungkin.

Berdasarkan pendapat para ahli dapat dipahami perencanaan adalah penetapan tujuan yang hendak dicapai dengan melakukan penentuan terhadap strategi, kebijaksanaan, proyek, program, metode, sistem, anggaran dan standar yang akan dilaksanakan. 
Keberadaan suatu rencana sangat penting bagi organisasi karena rencana berfungsi untuk:

1. Menjelaskan dan merinci tujuan yang ingin dicapai.
2. Memberikan pegangan dan menetapkan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.
3. Organisasi memperoleh standar sumber daya terbaik dan mendayagunakannya sesuai tugas pokok fungsi yang telah ditetapkan.
4. Menjadi rujukan anggota organisasi dalam melaksanakan aktivitas yang konsisten prosedur dan tujuan.
5. Memberikan batas kewenangan dan tanggung jawab bagi seluruh pelaksana.
6. Memonitor dan mengukur berbagai keberhasilan secara intensif sehingga bisa menemukan dan memperbaiki penyimpangan secara dini.
7. Memungkinkan untuk terpeliharanya persesuaian antara kegiatan internal dengan situasi eksternal.
8. Menghindari pemborosan.

Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian adalah fungsi manajemen dan merupakan proses yang dinamis. Pengorganisasian dapat diartikan sebagai  proses penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokkan tugas-tugas dan membagik-bagikan pekerjaan kepada setiap personalia, penetapan departemen-departemen (subsistem) serta hubungan-hubungan. Organizing berasal dari kata organize yang berarti menciptakan struktur dengan bagian-bagian yang diintegrasikan sedemikian rupa sehingga hubungannya satu sama lain saling terkait dalam keseluruhannya.
Adapun menurut pendapat para ahli tentang pengorganisasian yaitu:

1. Menurut Allen, organizations as the process of identifying and the grouping the work to be performed, defining and delegating responsibility, and establishing relationship for the purpose of enabling people to work most effectively together in accomplishing objectives. (pengorganisasian sebagai proses penentuan dan pengelompokkan pekerjaan yang akan dikerjakan, menetapkan dan melimpahkan wewenang dan tanggung jawab, dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan)
2. Menurut Hicks & Gullett, pengorganisasian adalah kegiatan membagi-bagi tugas, tanggung jawab, dan wewenang diantara sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Menurut Mondy, Sharplin dan Premeux, pengorganisasian diartikan sebagai proses menetapkan hubungan formal di antara orang-orang dan sumber-sumber ke arah pencapaian tujuan.
4. Menurut Pierce I dan Robinson, pengorganisasian adalah  proses menentukan hubungan-hubungan yang esensial diantara orang-orang, tugas-tugas, dan aktivitas-aktivitas, dengan cara mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua sumber organisasi ke arah pencapaian suatu tujuan secara efektif dan efesien.

Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui bahwa pengorganisasian adalah proses penentuan, pengelompokkan dan penyusunan macam-macam kegiatan yang  diperlukan untuk mencapai tujuan, penempatan orang-orang pada kegiatan-kegiatan ini, penyedian faktor-faktor fisik yang cocok bagi lingkungan  dan penunjukan hubungan wewenang yang didelegasikan terhadap setiap orang yang hubungannya dengan pelaksanaan setiap kegiatan yang diharapkan.
Pengorganisasian yang baik harus memperhatikan langkah-langkah, sebagai berikut

1. Manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai.
2. Penentuan kegiatan-kegiatan anrtinya manajer harus mengetahui, merumuskan, dan menspesifikasikan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan.
3. Pengelompokan kegiatan-kegiatan artinya manajer harus mengelompokkan kegiatan-kegiatan ke dalam beberapa kelompok atas dasar tujuan yang sama. Kegiatan-kegiatan yang bersamaan dan berkaitan erat disatukan ke dalam satu departemen atau bagian.
4. Pendelegasian wewenang artinya manajer harus menetapkan besarnya wewenang yang akan didelegasikan kepada setiap departemen.
5. Rentang kendali artinya manajer harus menetapkan jumlah personalia pada setiap departemen atau bagian.
6. Peranan perorangan, manajer harus menetapkan dengan jelas tugas-tugas setiap individu supaya tidak terjadi adanya tumpang tindih tugas-tugas yang dilaaksanakan.
7. Tipe organisasi, manajer harus menetapkan tipe-tipe organisasi yang akan dipakai.
8. Struktur (bagan organisasi), manajer harus menetapkan struktur organisasi yang akan digunakan.

Pelaksanaan (Actuating) 

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi  perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan  dengan aspek-aspek abstrak  proses manajemen, sedangkan fungsi pelaksanaan justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan  langsung dengan orang-orang dalam organisasi dalam sebuah lembaga.  Pentingnya pelaksanaan didasarkan pada alasan bahwa, usaha-usaha perencanaan dan pengorganisasian bersifat vital tapi tak akan ada output kongkrit yang dihasilkan tanpa adanya implementasi aktivitas yang diusahakan dan diorganisasikan dalam suatu tindakan atau usaha yang menimbulkan action. 

1. Menurut pendapat Koontz & O’donnel pelaksanaan adalah hubungan erat antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan dari adanya pengaturan terhadap bawahan untuk dapat dimengerti dan pembagian kerja yang efektif dan efesien untuk mencapai tujuan perusahaan yang nyata. 
2. Menurut George R. Terry, pelaksanaan adalah usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran organisasi dan sasaran anggota-anggota organisasi tersebut, karena  para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut. 

Dari pengertian di atas, pelaksanaan tidak lain  merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi  kenyataan, dengan berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai peran, tugas, dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanaan ini adalah seorang staf dan guru akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika (1) merasa yakin akan mampu mengerjakan, (2) yakin pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, (3) tidak sedang dibebani  oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak, (4) tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan, (5) hubungan antarteman dalam lembaga tersebut harmonis.

Pengawasan (Controling)

Secara etimologis, “controlling” lazimnya diterjemahkan  dengan pengendalian atau pengawasan. Pengawasan (controlling) merupakan bagian akhir dari fungsi pengelolaan/manajemen. Fungsi manajemen yang dikendalikan adalah perencanaan, pengorganisasian, penggerakan atau pelaksanaan, dan pengendalian itu sendiri. Oleh karena itu, pengawasan memegang peranan yang sangat penting dalam meningkatkan produktivitas kerja organisasi sekolah sehingga terdapat kesesuaian antara apa yang telah direncanakan dengan pelaksanaannya serta hasil yang diperoleh.

Pengawasan adalah proses pemantauan, penilaian, dan pelaporan rencana atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan untuk tindak korektif guna untuk penyempurnaan lebih lanjut dalam meningkatkan mutu organisasi. 

Adapun pengertian pengawasan menurut pendapat ahli sebagai berikut:

1. Menurut Robert J. Mocker, pengawasan adalah suatu usaha sistematis untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya organisasi dipergunakan dengan cara paling efektif dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi. 
2. Menurut Koontz & O’donnel, pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan organisasi dapat terselenggara dengan baik.
3. Menurut George R. Terry, pengawasan adalah suatu usaha untuk meneliti kegiatan-kegiatan yang telah akan dilaksanakan. Pengendalian berorientasi pada objek yang dituju dan merupakan alat untuk menyuruh orang-orang bekerja menuju sasaran yang ingin dicapai. 

Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui bahwa pengawasan adalah sebuah usaha perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan dengan efektif dan efesien. 

Proses pengawasan paling sedikit terdiri dari lima tahap, yaitu:

• Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
• Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
• Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
• Perbandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan
• Pengembangan tindakan koreksi bila perlu.